Management assistant voor de vicerector van de Groep Humane Wetenschappen

Welcome to the Latest Job Vacancies Site 2025 and at this time we would like to inform you of the Latest Job Vacancies from the KU Leuven with the position of Management assistant voor de vicerector van de Groep Humane Wetenschappen which was opened this.

If this job matches your qualifications, please send your application directly through our latest Job site. Indeed, every job is not easy to apply because it must meet several qualifications and requirements that we must meet in accordance with the standard criteria of the Company who are looking for potential candidates to work. Good job information Management assistant voor de vicerector van de Groep Humane Wetenschappen below matches your qualifications.

Management assistant voor de vicerector van de Groep Humane Wetenschappen

(ref. ATP-2025-182) Laatst aangepast: 29/04/25

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de vicerector Humane Wetenschappen en voor de volledige, zelfstandige afhandeling van de administratie van het secretariaat van het vicerectoraat. Ook de administratie van de overleg- en bestuursorganen op het niveau van de Groep Humane Wetenschappen behoren tot je takenpakket. In deze functie ligt de nadruk op de efficiënte organisatie en coördinatie van de administratieve processen van het secretariaat van de Groep Humane Wetenschappen.

Website van de eenheid

Functie

• Je staat in voor de voorbereiding en de opvolging van verschillende beleids- en overlegorganen van de Groep Humane Wetenschappen onder voorzitterschap van de vicerector, voornamelijk het Groepsbestuur en de reflectiedagen. Je levert hiervoor praktisch en inhoudelijk voorbereidend en opvolgend werk. Je zorgt voor de organisatie van vergaderingen, de agenda, de verslaggeving, het inventariseren, terugkoppelen en autonoom opvolgen van genomen beslissingen en actiepunten. Hierbij is een proactieve houding essentieel: je voorkomt organisatorische problemen en wijst op potentiële inhoudelijke problemen door te anticiperen en je zoekt zelfstandig naar oplossingen die je vervolgens uitwerkt in samenwerking met de vicerector en de groepsbeheerder.
• Je volgt de timing en voorbereiding van het Bijzonder Groepsbestuur op in nauwe samenwerking met de Personeelsdienst.
• Je volgt de praktische afhandeling van persoonsdossiers op in nauwe samenwerking met de Personeelsdienst.
• Je beheert de agenda van de vicerector, plant individuele afspraken en overlegmomenten, beheert en archiveert het e-mailverkeer, en stemt waar nodig af met verschillende andere secretariaten en diensten.
• Je hebt een liaisonfunctie tussen de vicerector, de onderzoekscoördinator en de groepsbeheerder van de Groep. Dit omvat onder andere het plannen van data, opstellen van wekelijkse agenda's, en toezicht op opvolging.
• Je werkt samen met de groepsbeheerder en de medewerkers van de groepsdiensten om beleidsinitiatieven van de Groep Humane Wetenschappen concreet gestalte en bekendheid te geven.
• Proactief screenen en opvragen van materiaal ter voorbereiding van de vergaderingen hoort erbij. Je weet dossiers voor te bereiden rekening houdend met de genomen beleidsopties. Je bereidt nota's en presentaties voor op vraag van de vicerector.
• Je behandelt zelfstandig inkomende beleidsgerelateerde vragen, vaak in nauw overleg met de groepsbeheerder. Je stelt zelfstandig brieven en e-mails op die je inhoudelijk kan beantwoorden vanuit de goedgekeurde verslaggeving en reglementering. Je raadpleegt hierbij ook documenten en procedures waarvoor opzoekwerk noodzakelijk kan zijn. Hiervoor doe je een grondige kennis op van de structuur van de universiteit en de Groep Humane Wetenschappen en van de universitaire procedures en regelgeving.

Profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma of je behaalt een gelijkwaardig niveau door ervaring.
• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je kan vlot werken met de courante Microsoft Office toepassingen.
• Je communiceert vlot en professioneel, mondeling en schriftelijk, in het Nederlands en in het Engels (af en toe eens spieken in Google Translate doen we allemaal).
• Je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Je bent vlot en diplomatisch in de omgang en weet met verschillende belanghebbenden om te gaan.
• Je hebt zin voor verantwoordelijkheid, neemt initiatief en bent proactief.
• Je bent sterk in plannen, coördineren en organiseren en houdt ervan meerdere soorten taken tegelijk te behartigen.
• Je hebt oog voor kwaliteit waarbij proactief werken centraal staat.

Aanbod We bieden een job met veel inhoudelijke uitdagingen en afwisseling. Je komt terecht op het KU Leuven rectoraat als prachtige werkplek met fijne collega's rondom jou. Vertrouwen, collegialiteit en kwaliteit staan daarbij centraal. Wij beogen een voltijdse arbeidsovereenkomst (al is deeltijds zeker ook bespreekbaar) voor onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen. KU Leuven biedt heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets, fietsvergoeding, mogelijkheid tot telewerk, samenaankoop,… Interesse? Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Kim Lamproye (selectieadviseur), tel.: +32 16 37 92 11 of de heer Jesse Stroobants (groepsbeheerder HW), tel.: +32 16 32 36 04. Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 19/05/2025 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be

Solliciteer voor deze functie

av_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk

location_city Locatie : Leuven

timer Solliciteren tot en met: 19/05/2025 23:59 CET

bookmarks Tags: Financiën en administratie, Beleid en beheer

How to Submit an Application:

After reading and knowing the criteria and minimum requirements for qualifications that have been explained from the Management assistant voor de vicerector van de Groep Humane Wetenschappen job info - KU Leuven Leuven above, thus jobseekers who feel they have not met the requirements including education, age, etc. and really feel interested in the latest job vacancies Management assistant voor de vicerector van de Groep Humane Wetenschappen job info - KU Leuven Leuven in 2025-04-30 above, should as soon as possible complete and compile a job application file such as a job application letter, CV or curriculum vitae, FC diploma and transcripts and other supplements as described above, in order to register and take part in the admission selection for new employees in the company referred to, sent via form this bottom.